Deelname

DEELNAMEVOORWAARDEN

1.   Algemeen
Onderstaande voorwaarden van de Volksuniversiteit Alphen aan den Rijn (VUAR) zijn van toepassing op alle activiteiten (cursussen, lezingen, workshops en/of excursies).

2.   Inschrijving

Inschrijving geschiedt via de website of schriftelijk.

A. Online inschrijven via internet (www.vuar.nl ).

  1. Selecteer eerst de cursussen waar u zich voor wilt inschrijven. Dat kan o.a. door in het blok CURSUSAANBOD te kiezen voor een bepaalde categorie. Nadat u een cursus in die categorie hebt uitgekozen en de inschrijving staat nog open dan klikt u op de knop met groene achtergrond (andere kleuren geven aan dat inschrijven niet (meer) mogelijk is). Op die manier kunt u meerdere cursussen selecteren en in de winkelwagen plaatsen.
  2. Klik daarna op de winkelwagen en klik op de knop 'Inschrijven'. Het vervolg hangt af van wat u wilt:
    - Eenmalig inschrijven zonder aanmaak van een account. Aan het eind wordt u de mogelijkheid geboden om alsnog een account aan te maken.
    - Gebruik maken van een account dat u eerder heeft aangemaakt en waarin uw contactinformatie al is vastgelegd.
    Voor elk van deze 2 methodes geldt dat u verder met begeleidende toelichting door het proces wordt begeleid.
  3. Door in te schrijven via internet gaat u akkoord met de deelnamevoorwaarden en geeft u tegelijkertijd toestemming voor een eenmalige automatische incasso van het volledige cursusgeld bij doorgaan van de cursus. Voor activiteiten met een cursusgeld van meer dan € 100,00 is betaling in termijnen ook mogelijk (zie de paragraaf 'Betaling' hieronder).

B. Schriftelijk inschrijven

Schriftelijk inschrijven kan op twee manieren, nl.

  1. door een volledig ingevuld inschrijfformulier op te sturen naar: Volksuniversiteit Alphen a/d Rijn, Burg. Visserpark 30, 2405 CR Alphen aan den Rijn;
  2. door een volledig ingevuld inschrijfformulier in te leveren op het kantoor van de Volksuniversiteit Alphen a/d Rijn. Het kantoor van de VUAR is open voor bezoekers van maandag t/m donderdag van 10.00-12.00 uur; het kantoor is gesloten tijdens de schoolvakanties en feestdagen.

3.  Betaling

Met het inschrijven verplicht de deelnemer zich tot betaling van het volledige cursusgeld bij doorgaan van de cursus. 

  1. Er kan op verschillende manieren worden betaald, nl.:
    a)  door machtiging tot automatische  incasso bij inschrijving via de website of op het  inschrijfformulier;
    b) door contante betaling bij inlevering van het inschrijfformulier op het kantoor van de Volksuniversiteit.
  2. Bij cursusgelden van meer dan € 100,00 is betaling mogelijk in termijnen op basis van automatische afschrijving. Daartoe dient contact opgenomen te worden met de  administratie van de VUAR (tel. 0172 492004: e-mail: info@vuar.nl)
  3. Desgewenst kan een factuur worden verstuurd aan de cursist.
  4. Indien betaling van het cursusgeld plaatsvindt door een ander dan de cursist zelf bijv. zijn / haar werkgever, kan de cursist bij de administratie vragen om een factuur ten behoeve van declaratie van het cursusgeld bij degene die de cursus betaalt. 
  5. Deelnemers krijgen uiterlijk één week voor aanvang van de activiteit bericht over het al dan niet doorgaan ervan.
  6. Het cursusgeld wordt bij doorgaan van de activiteit vóór aanvang daarvan van  de rekening afgeboekt.

4.   Annuleren

U schrijft in omdat de activiteit u leuk lijkt, maar toch kan er iets gebeuren, waardoor u uw inschrijving moet annuleren. Als u eerder dan twee weken voor aanvang van de cursus annuleert, betaalt u € 10,- administratiekosten. Annuleert u later dan bent u het volledige deelnemersgeld verschuldigd. 

5.   Cursusinformatie

De VUAR verzorgt de cursus, workshop, lezing of excursie aan haar deelnemers op de wijze, zoals omschreven in het programma. Alle door de VUAR gepubliceerde prijzen en data zijn onder voorbehoud van kennelijk foutieve vermeldingen. Data kunnen door de VUAR worden aangepast of nieuwe activiteiten kunnen worden toegevoegd.De actuele informatie staat op de website. Het bestuur behoudt zich het recht voor om, indien daarvoor gegronde redenen zijn, een bepaalde activiteit door een andere docent te laten geven dan in het programma vermeld.

6.   Doorgaan / annuleren van activiteiten

Activiteiten gaan door bij voldoende inschrijvingen. Wordt het gestelde minimum aantal deelnemers niet bereikt dan heeft de VUAR het recht de activiteit te annuleren. Bij annulering door de VUAR wordt het deelnemersgeld, voor zover reeds betaald, teruggestort. Deelnemers worden hierover uiterlijk een week voor de geplande aanvang van de activiteit geinformeeerd. 

7.   Boeken en lesmateriaal

Boeken en lesmateriaal worden door de deelnemer aangeschaft en zijn voor eigen rekening van de deelnemer tenzij anders staat vermeld. Eventuele materiaalkosten die bij de activiteiten staan vermeld, moeten met de docent worden verrekend. De VUAR is niet verantwoordelijk voor de kosten van aangeschafte boeken, lesmateriaal of materialen als blijkt dat een activiteit niet door kan gaan. 

8.   Ziekte en verhindering

Als een deelnemer door omstandigheden een les niet kan volgen, dient deze de docent hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te brengen. In dergelijke gevallen vindt geen restitutie van deelnemersgeld plaats. Wanneer een les niet door kan gaan vanwege ziekte of verhindering van de docent, krijgt de deelnemer daarvan via e-mail dan wel telefonisch of schriftelijk bericht. In overleg met de docent en de deelnemers wordt zo mogelijk een vervangende datum gezocht. 

9.   Aansprakelijkheid

Het bestuur is niet aansprakelijk voor schade aan personen en/of eigendommen, noch voor vermissing van persoonlijke bezittingen, door welke oorzaak dan ook ontstaan tijdens activiteiten die door de VUAR zijn georganiseerd. 

10.   Evaluatie

Na afloop van de activiteit (en bij sommige cursussen ook tussentijds) bestaat de mogelijkheid een evaluatieformulier in te vullen waarin de deelnemer opmerkingen, waardering, commentaar of kritiek kan vermelden. Een dergelijk evaluatieformulier wordt aan alle deelnemers via e-mail toegestuurd. 

11. Certificaat

Taalcursisten kunnen desgewenst na afloop van de cursus een certificaat aanvragen waaruit blijkt dat zij de desbetreffende cursus hebben gevolgd. Zij dienen daartoe tenminste 80% van het aantal lessen te hebben bijgewoond / gevolgd, te bepalen aan de hand van een door de docent bij te houden presentielijst.

12.  Privacyreglement

De persoonsgegevens, zoals door de deelnemers aan de VUAR doorgegeven, worden door de VUAR opgeslagen in het deelnemersbestand. De VUAR verwerkt de gegevens ten behoeve van de aanmelding en afhandeling voor de cursus(sen), lezing(en), workshop(s) of excursies, voor het onderhouden van de relatie en om de deelnemers op de hoogte te houden van (wijzigingen in) het activiteitenaanbod. Ingevolge de Wet Bescherming Persoonsgegevens is de wijze waarop persoonsgegevens verwerkt worden, door wie deze kunnen worden bewerkt en geraadpleegd, vastgesteld in een Privacyreglement. Dit reglement staat op de website of is op te vragen bij de administratie van de VUAR. 

KLACHTENREGELING

1.   Algemeen 

Cursisten, docenten en medewerkers die niet tevreden zijn over de gang van zaken bij de Volksuniversiteit Alphen aan den Rijn, kunnen gebruik maken van de klachtenregeling.

2.   Melding van klachten

Klachten moeten schriftelijk worden ingediend en gericht worden aan de secretaris van de Volksuniversiteit Alphen aan den Rijn, Burg. Visserpark 30, 2406 CR Alphen aan den Rijn. Na ontvangst van de klacht wordt door de secretaris een Klachtenregistratieformulier ingevuld.  Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. In geval van klachten over docenten of medewerk(st)ers dient de klager / klaagster in eerste instantie rechtstreeks met de betrokken docent(e) of medewerk(st)er contact op te nemen teneinde te bezien of de klacht naar tevredenheid kan worden afgehandeld.

3.   Behandeling van klachten

Een klacht wordt in eerste instantie behandeld door de secretaris van de VUAR en binnen 2 kalenderweken (vakantieperioden niet meegerekend) schriftelijk afgehandeld. Indien afhandeling binnen de termijn van 2 kalenderweken niet mogelijk blijkt, wordt de klager / klaagster hiervan binnen 2 kalenderweken op de hoogte gesteld met aangeven van de termijn waarbinnen de afhandeling mag worden verwacht. Het  antwoord op de klacht omvat in ieder geval:

  1. de conclusie met betrekking tot de relevantie van de klacht;
  2. overwegingen die leiden tot die conclusie;
  3. eventueel de wijze van verdere afdoening.

4.   Aard van de klachten

Klachten kunnen betrekking hebben op:

  1. de organisatie, faciliteiten of accommodatie;
  2. de inhoud / kwaliteit van de cursus, lezing e.d.;
  3. personen.

4.1    Klachten met betrekking tot de organisatie / faciliteiten / accommodatie

De secretaris neemt hierover contact op met de verantwoordelijk bestuurder, contactpersoon en / of medewerk(st)er. Zo nodig wordt overleg gepleegd met de betrokken (externe) instantie. De secretaris handelt de klacht schriftelijk af met de klager / klaagster.

4.2    Klachten met betrekking tot de inhoud / kwaliteit van de cursus, lezing e.d.

De secretaris informeert de desbetreffende contactpersoon en / of verantwoordelijk bestuurder over de klacht. De contactpersoon en /of verantwoordelijk bestuurder neemt / nemen, zo nodig,  contact op met de desbetreffende docent.  Aan de hand van de uitkomst van dit beraad handelt de secretaris de klacht schriftelijk af met de klager / klaagster.

4.3  Klachten met betrekking tot personen

Deze klachten kunnen betrekking hebben op:

  1. het gedrag / de kwaliteit van een docent(e);
  2. het gedrag / de kwaliteit van een medewerker (ster).

In geval een klacht betrekking heeft op een docent(e) informeert de secretaris de desbetreffende contactpersoon en / of verantwoordelijk bestuurder over de klacht. De contactpersoon of de verantwoordelijk bestuurder neemt hierover contact op met de desbetreffende docent(e). De uitkomst van dit overleg wordt besproken met de secretaris die  vervolgens de klager / klaagster schriftelijk op de hoogte stelt van de bevindingen ter zake de klacht. De uitkomst van het overleg met de docent(e) kan leiden tot nadere afspraken met de docent(e) ter voorkoming van toekomstige klachten en / of tot het aanbrengen van verbeteringen.
In geval een klacht betrekking heeft op een medewerker(ster) informeert de secretaris de verantwoordelijk bestuurder. Deze neemt contact op met de desbetreffende medewerker (ster).  De uitkomst van dit overleg wordt besproken met de secretaris die  vervolgens de klager / klaagster schriftelijk op de hoogte stelt van de bevindingen ter zake de klacht. De uitkomst van het overleg met de medewerker (ster) kan eventueel leiden tot nadere afspraken ter voorkoming van toekomstige klachten en / of tot het aanbrengen van verbeteringen.

5.   Beroepsmogelijkheid

Indien naar het oordeel van de klager / klaagster de afdoening van de klacht niet naar wens is verlopen is beroep mogelijk bij een aan te wijzen Klachtencommissie, bestaande uit drie personen, t.w. één persoon, aan te wijzen door de VUAR, één persoon aan te wijzen door klager / klaagster en één persoon, aan te wijzen door beide hiervoor genoemde personen gezamenlijk. Uitspraken van deze Klachtencommissie zijn bindend.

6.   Onvoorzien
In gevallen die niet zijn voorzien in deze deelnamevoorwaarden beslist het bestuur.